Project Manager y programas relacionados
¿Qué es Project Manager?
Cuando hablamos de un Project Manager, parece suficiente resumir el alcance de su rol en las empresas con una sola palabra: dirección de proyectos. Sin embargo, pocas veces nos proponemos ahondar en este asunto. ¿Qué entendemos exactamente por «dirección»? ¿Hay unas funciones específicas?
Por fortuna, el creciente interés que despierta esta profesión ha llevado a que surjan nuevas definiciones al respecto. Hablamos, en efecto, del jefe de proyectos tradicional, aunque ahora con un par de competencias añadidas. El rol directivo siempre ha estado ligado a la toma de decisiones. Y, en esencia, eso no se ha modificado. Sin embargo, lo que sí ha variado es la cercanía que tiene la figura del director con aquello que supervisa. De ahí que se ahora se hable de «dirección y gestión» de proyectos, pues el término «gestión» supone un trato más directo con el personal, los recursos, los plazos, el diseño de las tareas y la implementación de soluciones, etc. Es decir, alguien que toma decisiones sobre el terreno o campo de acción.
Funciones del Project Manager. ¿Eres uno de ellos?
La pregunta, sin embargo, sigue siendo la misma. ¿En qué consiste la figura del Project Manager? ¿Cuáles son sus principales funciones? A riesgo de dejar alguna función fuera del catálogo, aquí te ofrecemos las más relevantes y características:
1) Definición y presentación del proyecto.
El Project Manager no es alguien que llegue a última hora a tomar decisiones. No, su papel en el proyecto viene de más atrás, con la definición del mismo y la presentación de sus etapas y plazos a los clientes. Además, será una especie de intermediario entre éstos y el equipo de trabajo que ejecuta las tareas.
2) Planificación:
De la presentación debe pasar a la planificación. En este segundo momento, el Project Manager tiene que ser mucho más preciso y definir elementos como fechas, plazos, responsables, cargos, recursos y costes. Al hacerlo, debe tener claro que ese plan será su guía durante todo el proceso de ejecución.
3) Establecer los objetivos: A veces ocurre que el promotor de un proyecto también es su director. En esos casos, los objetivos son más fáciles de llevar a la práctica. Sin embargo, en otras ocasiones el Project Manager debe definirlos en función de la petición de un cliente o inversor. Sea como sea, debe ser el encargado de darle sentido al proyecto.
4) Supervisión de tareas:
Es la principal función del Project Manager. O al menos, la más reconocida de todas. Al delegar en terceros, un director de proyectos nunca pierde la visión estratégica; debe permanecer al tanto de cada tarea y medir la evolución de la misma y el desempeño de sus grupos de trabajo. En el grado de supervisión reside gran parte del éxito o el fracaso de los proyectos, sobre todo cuando se componen de muchas tareas.
5) Implementación de soluciones o cambios:
Por último, también es de su competencia la implementación de cambios y soluciones. Esto exige una capacidad de discernimiento constante, pues el Project Manager debe decidir cuándo intervenir el proceso y cómo hacerlo. De igual forma, tendrá que decidir qué puntos del plan inicial se pueden modificar.
Microsoft Project: Análisis de proyectos.
Ésta es la herramienta por excelencia para la gestión de proyectos empresariales. Una aplicación de software de pago que funciona con Windows, cuyo formato de archivo es MPP y que se integra con Office 365. Administradores y jefes de proyecto emplean Microsoft Project para planificar y controlar el desarrollo de un proyecto, la organización adecuada y eficaz de las tareas, con el fin de evitar retrasos y mantenerse dentro del presupuesto asignado.
Microsoft Project es una herramienta completa que presenta múltiples funcionalidades para facilitar la labor del director de proyecto. Por supuesto, entre ellas, se encuentra el diseño de diagramas de Gantt. A continuación, citamos las más relevantes:
Ruta crítica. Permite analizar las tareas y la secuencia en qué deben realizarse, para reconocer cuáles son esenciales y las relaciones de dependencia entre ellas. Sirve para estimar la duración total del proyecto, para determinar el tiempo más corto posible de realización, sin tiempos de holgura, y para prever recursos adicionales necesarios. Ofrece indicadores muy válidos para una buena planificación.
Control de proyecto. Una vez que se dispone de la ruta crítica y la planificación deseada para el proyecto, esta información se puede guardar como línea de base. La línea de base es la referencia de la programación inicial que sirve para compararla con la ejecución final y así controlar en qué medida y en qué puntos se ha modificado el proyecto.
Diagrama de Gantt. Se crea automáticamente con los datos del proyecto. Como en cualquier gráfica de esta clase, el eje de abscisas representa el tiempo, mientras que el eje de ordenadas muestra las actividades. Las barras horizontales en el diagrama marcan el desarrollo de las tareas en el tiempo, su duración y su secuencia. Se diferencian por colores las actividades críticas de las que no lo son, y también aquéllas que incluyen tareas de menor rango.
Sobrecarga de recursos. El programa controla la cantidad de recursos asignados a cada persona y señala si, en algún caso, éstos son excesivos. De una adecuada distribución de los recursos depende también la correcta consecución de las tareas en los plazos previstos.
Cálculo de costos. Calcula los costes de los recursos y la mano de obra, una vez que han sido distribuidos por tareas. El sistema genera varios tipos de informes, relacionados con los gastos y con los materiales necesarios.
Resumen de proyecto. Muestra la información clave del proyecto, como las fechas de inicio y fin, duración, horas totales de trabajo, costes, estado de las tareas y recursos necesarios.
Collabtive
Coordinar un grupo de trabajo puede ser una tarea sencilla si utilizas las herramientas adecuadas. Collabtive es un software de gestión de proyectos de código abierto, basado en PHP y que puede ser instalado y utilizado en cualquier navegador web. La puedes encontrar entre las múltiples aplicaciones gratuitas que te ofrecemos junto con tu servicio de web hosting.
Su interfaz elegante e intuitiva hacen de Collabtive una gran herramienta para manejar proyectos con varias personas. Entre sus múltiples funciones está la posibilidad de manejar varios proyectos de manera simultánea con un número ilimitado de colaboradores. Además, permite establecer jerarquías o roles a cada usuario, según su autoridad en la gestión de cada proyecto.
Por supuesto, Collabtive cuenta con calendarios sincronizados, así como un servicio de mensajería instantánea propio. De igual manera, es posible crear listas y calendarios de tareas pendientes. Está disponible en más de 20 idiomas, incluyendo español.
Una gran ventaja es que con Collabtive puedes generar informes de avances en formato PDF, simplificando el seguimiento de los proyectos.
Debido a todas estas funcionalidades, esta aplicación está orientada a PyMES y freelancers que buscan simplificar los procesos del trabajo colaborativo.
ClockingIT
ClockingIT es un sistema de gestión de proyectos donde podemos anotar y seguir los proyectos a realizar y dentro de él listas de tareas con sus correspondientes tareas jerarquizadas a las que asignaremos una fecha y un tiempo para su realización. Cada tarea tendrá una fecha de finalización, el tiempo a emplear en dicha tarea y el uso de comentarios dentro de cada tarea.
El uso de comentarios, de un chat básico y un sistema de notas en la propia página obedece a que además puedes añadir usuarios y clientes, con lo que los proyectos podrás dividirlos por clientes y las tareas asignarlas a cada usuario que hayas añadido.
También nos permite seguir la evolución del desarrollo de las tareas, el tiempo empleado y el almacenamiento de los archivos necesarios para cada proyecto, lo que nos permitirá más tarde su descarga o eliminación.
Un sistema ideal para pequeñas corporaciones que les permitirán designar proyectos para clientes o la propia compañía asignando sus tareas a los compañeros, estableciendo la fecha de terminación de las tareas y las horas que deberán de echar. Las tareas pueden cambiarse según su orden jerárquico.
Links de descargas
Project Manager: project-manager.programas-gratis.net/
Collabtive: collabtive.o-dyn.de/index.php
Clocking IT: www.clockingit.com/
Microsoft Project: products.office.com/es-mx/project/project-and-portfolio-management-software?tab=tabs-1